8 Outlook Tips alla bör veta

Outlook tips

Under studietiden och undervisning produktivitets vanor, har jag märkt att många människor använder Microsoft Outlook för sin e-post och kalender, men har ingen aning om att detta verktyg har många användbara funktioner inbyggda. Här är fem tips som kan förbättra din produktivitet när du använder Outlook .

1. allmänna helgdagar

Om du inte vill missa helgdagar, kan Outlook automatiskt lägga till dem i kalendern och det har nästan 100 olika platser att välja mellan!

Du kommer inte glömma att 2 oktober är Gandhi Jayanti i Indien medan 11 november är veteran dag i USA och Independence Day i Polen.

För att möjliggöra detta genom att gå till: Alternativ (File - Alternativ) - Kalender - Lägg helgdagar och välja de länder som du arbetar med.

De tillsätts som heldagshändelser, så att du fritt kan ställa in påminnelser, använda färger och markera dig själv som, Out of Office.

2. två tidszoner

När du arbetar över flera tidszoner, innan du schema något möte är det viktigt att veta tiden på den andra sidan för att undvika att sätta upp ett möte som kan vara för tidigt eller för sent. I stället för fumlande Google försöker räkna ut det, kan Outlook hjälpa dig genom att visa två tidszoner samtidigt.

För att aktivera det, helt enkelt gå till: Alternativ - Kalender - Tidszoner - Visa en andra tidszon.

3. Automatiska färger

Din e-post och kalender kan automatiskt använda färger på dina e-post och möten baserade på fördefinierade regler. Till exempel e-post skickas till dig, när du är den enda personen på raden ”Till”, kan färgas röd. För att göra det, välj: View - Visa inställningar - Villkorsstyrd formatering (eller automatisk formatering), och du kan lägga till en enkel regel enligt nedan:

Din kalender och e-post har separat uppsättning regler, men de används på samma sätt.

4. Sökfunktion

Många människor har använt sökningen mekanism som är tillgängliga i Outlook men många människor inte vet hur man använder den på ett effektivt sätt.

Det finns en snabb introduktion hur man kan göra detta. Det är en kraftfull mekanism som kan spara timmar och det är definitivt värt att lära!

5. Desktop Alert

Din hjärna är oförmögen att göra två saker samtidigt ett effektivt sätt och alla sammanhang växla dyrt. Jag ser dock fortfarande många människor som använder Desktop Alert, en störande funktion som varnar dig varje gång du får ett nytt e-postmeddelande. Denna varning kan göra det svårt att fokusera på dina arbetsuppgifter och hindra dig från att arbeta effektivt. Jag föreslår starkt att byta detta av och läsa mer om Pomodoro Technique.

För att avaktivera Desktop Alert i Outlook, helt enkelt gå till: Inställningar - Mail - inaktivera ”Visa en Desktop Alert” alternativet.

6. Manuell Markera som läst

Som standard markerar Outlook-objekt som lästa när ditt val ändras. Ofta kan du gå vilse i vad du gjorde eller inte läsa vilket kan vara riktigt irriterande, eftersom du vill hålla koll på de saker som du redan har bearbetats. Jag rekommenderar starkt att inaktivera den funktionen genom att gå till: Alternativ - Mail - läsfönstret - disable ”Markera objektet som läst när förändringar val”.

När du är klar och vill manuellt markera objekt som läst, använd Ctrl + Q.

7. Dela kalendrar

När du arbetar i ett team, särskilt när du inte sitter nära varandra, kan schemaläggning ett möte vara svårt. När du väljer en tid, kan du bara se om någon är upptagen eller inte, men du kommer inte att se några detaljer mötes. Detta kan lösas genom att dela Outlook-kalendern. Du kan fråga hela laget för att göra detta.

Efter din kalender delades kommer alla att få tillgång till samtliga möten detaljer du har i den. Om du vill undvika det för att visa vissa möten och evenemang, helt enkelt använda ”Privat” flagga och bara du kommer att kunna komma åt den.

8. Att hålla en Avböjt stämma

Ibland vill man ”avböja” ett möte, men ändå har det i din kalender. För att snabbt lösa detta problem, kan du kopiera och klistra in detta möte (Ctrl + C, Ctrl + V), minska den ursprungliga mötet och behålla kopian.

Sammanfattning

När det används på ett effektivt sätt, Microsoft Outlook många användbara funktioner som gör att du kan göra ditt arbete smidigt och effektivt som möjligt.

Vilka är dina bästa tips och knep när du använder Outlook? - dela dem med mig!

Dikning musen kan avsevärt förbättra produktiviteten Outlook snabbt tips: Skicka e-post utan att använda musen